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ワークフローを整えよう

どんな仕事にもワークフローというものが存在します。このワークフローとは、一つの作業においてどのような流れで処理を行っていくのかいうものです。もし、ワークフローが明確に存在しない作業があれば、ミスや無駄に繋がる恐れがあります。

ワークフローの見直しが重要

業務の無駄を省き、効率化を図るためには、ワークフローの徹底的な見直しが必要となります。こういうときにどうすべきかというパターンを洗い出し、タスクの内容をしっかり決めておきます。そうすれば、業務が改善され、時間や手間の無駄を排除できるでしょう。

クラウド対応グループウェア導入の流れ

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まずはお試し版を利用してみる

ほとんどのグループウェア製品でお試し版が利用できるのが一般的になっています。機能や価格だけで決めてしまわず、必ずお試し版を利用してみましょう。お試し版を利用するだけなら、無料であることがほとんどです。メールアドレスや会社名など簡単な項目に記入するだけで手軽に始められます。

お試し版を利用した結果を社内で検討

お試し版は2週間から1ヶ月程度の利用期間があります。お試し期間が終わったら使いやすさなどを社内全体でアンケートを取り、検討していきましょう。場合によっては複数のクラウド対応グループウェアを試してから結果を出すほうがベストです。

利用が決まったら発注をかける

社内で検討した結果、利用することが決まったら、正式に申し込みを行います。お試し版申し込み時に記入した情報をそのまま引き継いで登録できる場合もあるので、発注方法を予め確認しておきましょう。発注が完了した際には、メールなどで完了通知が届きますので、きちんと発注されているかどうかチェックするのが鉄則です。

支払い方法を確認し支払い

サービス利用の準備ができたら料金を支払います。支払い期限や支払い方法は、サービスによって異なるので購入前に確認しておくと安心です。一般的には、クレジットカード決済や銀行からの引き落とし、コンビニ支払いなどがあります。

正式利用開始

支払いが完了したら、正式利用がスタートします。利用開始時期は、サービスごとに変わるのでチェックしておきましょう。また、正式利用後に何かトラブルや疑問が出たときは、利用ガイドやサポートサービスを使って解決します。電話問い合わせ窓口やメールサポート窓口が準備されているので、いざというときすぐに利用できるように管理者に共有しておきと便利です。

便利な機能が満載!クラウド対応グループウェアは取り入れるべき

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グループウェアを選ぶ上で重要なこととは

現在では様々なメーカーや会社からグループウェアのサービスが提供されていますが、自社に合ったものを選ぶのが最も重要です。特に、実際に利用する現場の社員が使いやすいものを選ぶのが基本となるでしょう。マニュアルを読まなくてもすぐに直感的に操作できるインターフェースだとポイントが高いです。また、パソコンだけでなく、タブレット端末やスマートフォンからでも操作しやすいものを選んでおくと、ストレスなくスムーズに使えて便利です。

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充実した機能を持つグループウェアがベスト

一口にグループウェアといってもたくさんの機能が存在しています。製品によっても変わってくるので、使いたい機能が充実したものを選ぶのがおすすめです。基本的には、スケジュールやプロジェクト管理、設備予約などの機能が備わっています。その他にタイムカード機能や来客訪問管理など、1つのサービスだけでいくつもの機能がついてるので統一できて便利です。

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